Ζημιές, πρόστιμα και διόδια φτάνουν αφού ο πελάτης έχει φύγει. Με τις ζημιές μπορεί να γίνει το εξής: μια ζημιά στην επιστροφή τη θυμούνται, και την ξεχνούν μέχρι την Τετάρτη. Όταν κάποιος την αναζητήσει ξανά, ίσως να έχει μείνει μόνο ένα σημείωμα σε ένα γραφείο, ή τίποτα απολύτως.
Ο οδηγός αυτός αφορά τη λειτουργική πλευρά της τεκμηρίωσης ζημιών: τι περιέχει μια χρήσιμη καταγραφή ζημιάς, ποιος είναι υπεύθυνος γι' αυτήν και πού πρέπει να βρίσκεται, ώστε το κόστος να είναι ανακτήσιμο και μέρες αργότερα.
Γιατί χάνονται οι ζημιές
Μια ζημιά που φαίνεται στην επιστροφή είναι μια πληροφορία που την έχει ένας άνθρωπος, μια συγκεκριμένη στιγμή. Αν δεν γίνει καταγραφή επί τόπου, εξαρτάται από το αν εκείνος θα τη θυμηθεί και από το αν κάποιος άλλος θα σκεφτεί να ρωτήσει.
Ο πελάτης, στο μεταξύ, έχει ήδη φύγει. Οι ζημιές έχουν τον ίδιο χρονισμό με τα πρόστιμα και τα διόδια: το κόστος φαίνεται αφού τελειώσει η ενοικίαση, όταν η σύμβαση δεν βρίσκεται πια μπροστά σε κανέναν.
Άρα το κενό που πρέπει να κλείσει είναι αυτό ανάμεσα στη στιγμή που κάποιος βλέπει τη ζημιά και στη στιγμή που κάποιος ενεργεί. Η τεκμηρίωση υπάρχει για να κλείσει αυτό το κενό, ώστε οι εξαιρέσεις να πάψουν να εξαρτώνται από το ποιος τις θυμάται.
Τι περιέχει μια χρήσιμη καταγραφή ζημιάς
Μια ζημιά στην επιστροφή πρέπει να γίνεται εργασία με φωτογραφίες, κόστος και υπεύθυνο. Κάθε στοιχείο έχει τον δικό του ρόλο:
- Οι φωτογραφίες δείχνουν τι βρέθηκε στην επιστροφή, ώστε η καταγραφή να μη στηρίζεται στη μνήμη κανενός.
- Το κόστος μετατρέπει τη ζημιά σε χρέωση που μπορεί να ανακτηθεί, αντί για μια απλή παρατήρηση.
- Ο υπεύθυνος είναι ένας συγκεκριμένος άνθρωπος που αναλαμβάνει το επόμενο βήμα, ώστε η ζημιά να μην περιμένει όποιον τύχει να τη θυμηθεί.
- Η κατάσταση δείχνει αν η εργασία είναι ακόμη ανοιχτή, χωρίς να χρειάζεται να ρωτήσει κανείς.
- Η προθεσμία ορίζει πότε πρέπει να γίνει το επόμενο βήμα.
- Το όχημα και η ενοικίαση δένουν τη ζημιά με το αυτοκίνητο στο οποίο έγινε και με τη σύμβαση υπό την οποία έγινε.
Μια καταγραφή που έχει και τα έξι μπορεί να την αναλάβει οποιοσδήποτε στην ομάδα. Μια καταγραφή που της λείπει κάποιο από αυτά μπορεί να χρειάζεται τον άνθρωπο που την έγραψε.
Κρατήστε τη ζημιά δεμένη με τη σύμβαση
Το πού βρίσκεται μια καταγραφή ζημιάς μετράει όσο και το τι περιέχει. Όταν η εργασία μένει δεμένη με τη σύμβαση, το κόστος είναι ανακτήσιμο και μέρες αργότερα, γιατί η ζημιά και η σύμβαση στην οποία ανήκει βρίσκονται ήδη στο ίδιο σημείο.
Όταν η καταγραφή βρίσκεται οπουδήποτε αλλού, κάποιος μπορεί να χρειαστεί να την αντιστοιχίσει με το χέρι στη σωστή ενοικίαση, και αυτός ο άνθρωπος μπορεί να μην έχει βρεθεί στην επιστροφή.
Η ίδια λογική ισχύει για κάθε μεταγενέστερη χρέωση. Ζημιές, πρόστιμα και διόδια πρέπει να μένουν δεμένα με τη σύμβαση στην οποία ανήκουν, ώστε να παραμένουν ανακτήσιμα αφού ο πελάτης έχει φύγει.
Ζημιά και συνεργείο
Μια ζημιά που χρειάζεται επισκευή δημιουργεί μια δεύτερη δουλειά: μια εργασία συνεργείου. Αυτή η εργασία πρέπει να είναι δεμένη με το όχημα και με την ενοικίαση.
Όταν συνδέονται, η ιστορία μένει ενιαία. Η επισκευή οδηγεί πίσω στην ενοικίαση από την οποία προήλθε η ζημιά, και η καταγραφή της ζημιάς δείχνει σε τι οδήγησε. Χωρίς τη σύνδεση, η εργασία συνεργείου και η ζημιά γίνονται δύο ξεχωριστές υποθέσεις που κάποιος θα πρέπει να συμφωνήσει αργότερα.
Ένας τρόπος δουλειάς για κάθε εξαίρεση
Η ζημιά δεν είναι η μόνη εξαίρεση που μπορεί να φέρει μια επιστροφή. Μια καθυστερημένη επιστροφή, μια ζημιά, ένα πρόστιμο, μια διαφορά καυσίμου ή ένα όχημα που χρειάζεται συνεργείο μπορούν όλα να αντιμετωπιστούν με τον ίδιο τρόπο: ως εργασία με υπεύθυνο και κατάσταση, όχι ως σημείωμα σε ένα γραφείο.
Ο ίδιος χειρισμός για όλες σημαίνει μία λίστα προς έλεγχο, έναν τρόπο για να παραδίδεται η δουλειά και ένα σημείο όπου φαίνεται τι μένει ανοιχτό. Σημαίνει επίσης ότι μια ζημιά δεν είναι ποτέ ειδική περίπτωση που μόνο ένας άνθρωπος ξέρει πώς να χειριστεί.
Λίστα ελέγχου για τη διαδικασία επιστροφής
Πριν αλλάξετε οποιοδήποτε λογισμικό, αξίζει να ελέγξετε πώς χειρίζεται σήμερα η διαδικασία σας μια ζημιά που εντοπίζεται στην επιστροφή. Ρωτήστε:
- Καταγράφεται η ζημιά στην επιστροφή, με φωτογραφίες, ή μένει για να τη θυμηθεί κάποιος αργότερα;
- Έχει έναν συγκεκριμένο υπεύθυνο και μια προθεσμία;
- Υπάρχει κόστος δεμένο μαζί της;
- Μπορεί ο καθένας να δει την κατάστασή της χωρίς να ρωτήσει συνάδελφο;
- Είναι δεμένη με τη σύμβαση ενοικίασης ή φυλάσσεται κάπου αλλού;
- Αν χρειάζεται επισκευή, είναι η εργασία συνεργείου δεμένη με το όχημα και την ενοικίαση;
Κάθε «όχι» δείχνει ένα σημείο όπου η ζημιά εξαρτάται από το αν κάποιος θα τη θυμηθεί.
Πώς χειρίζεται τις ζημιές το Renticom
Στο Renticom, ο χειρισμός των ζημιών είναι μέρος της ροής ενοικίασης. Μια ζημιά στην επιστροφή γίνεται εργασία με φωτογραφίες, κόστος και υπεύθυνο. Η καταγραφή ζημιών γίνεται με φωτογραφίες και κόστη, οι εργασίες έχουν υπεύθυνο, κατάσταση και προθεσμία, και οι εργασίες συνεργείου είναι δεμένες με το όχημα και την ενοικίαση. Η εργασία μένει δεμένη με τη σύμβαση, ώστε το κόστος να είναι ανακτήσιμο και μέρες αργότερα.
Δείτε πώς εντάσσονται οι ζημιές στη ροή ενοικίασης ή πώς αντιμετωπίζονται οι μεταγενέστερες χρεώσεις στις εταιρείες ενοικίασης αυτοκινήτων: ζημιές, πρόστιμα και διόδια μένουν δεμένα με τη σύμβαση και παραμένουν ανακτήσιμα.