Για πολλές επιχειρήσεις ενοικίασης, ο ισχυρότερος λόγος να μείνουν στο σημερινό τους σύστημα είναι ο φόβος της μετάβασης. Ο φόβος αυτός είναι κατανοητός. Το σημερινό σύστημα κρατά τις ανοιχτές συμβάσεις, τους πελάτες, τα οχήματα και τα οικονομικά υπόλοιπα, που αξίζει πάντα να μεταφερθούν, και μια αλλαγή χωρίς μέθοδο κάνει μια απόφαση λογισμικού λειτουργικό κίνδυνο.
Η λύση δεν είναι να αποφύγετε την αλλαγή. Είναι να γίνει δομημένη μετάβαση με καθορισμένη μέθοδο. Ο οδηγός αυτός ακολουθεί τη δομή της μεθόδου μετάβασης του Renticom: πρώτα αξιολόγηση και έπειτα οκτώ καθορισμένα στάδια, από τον έλεγχο έως το σχέδιο επιστροφής.
Ξεκινήστε με αξιολόγηση, όχι με δέσμευση
Η μετάβαση ξεκινά πριν μετακινηθούν δεδομένα. Το πρώτο βήμα είναι η αξιολόγηση του τρέχοντος συστήματός σας, που σας δίνει χρονοδιάγραμμα πριν δεσμευτείτε σε οτιδήποτε.
Το χρονοδιάγραμμα αυτό δεν ορίζεται εκ των προτέρων, γιατί εξαρτάται από το πόσο ιστορικό μεταφέρεται και πόσα integrations περιλαμβάνονται. Γι' αυτό προκύπτει από την αξιολόγηση και όχι από έναν εμπειρικό κανόνα.
Τι ζητά η αξιολόγηση
Η αξιολόγηση χρειάζεται από εσάς τέσσερα πράγματα:
- μια εξαγωγή του τρέχοντος συστήματός σας ή πρόσβαση σε αυτό·
- λίστα των integrations από τα οποία εξαρτάστε·
- τα πρότυπα εγγράφων σας·
- ένα άτομο που ξέρει γιατί τα δεδομένα είναι όπως είναι.
Το τελευταίο μετράει περισσότερο από τα υπόλοιπα.
Τα οκτώ στάδια
- Έλεγχος: το πηγαίο σύστημα, το εύρος των δεδομένων, τα integrations, τα έγγραφα και τα αρχικά υπόλοιπα.
- Εξαγωγή: επαναλήψιμη άντληση με ελέγχους ποιότητας δεδομένων.
- Χαρτογράφηση και καθαρισμός: πελάτες, οχήματα, συμβάσεις, τιμές, οικονομικά και καταστάσεις.
- Staging: φόρτωση σε μη παραγωγικό περιβάλλον που μπορείτε να ανοίξετε και να ελέγξετε.
- Επαλήθευση: λειτουργική συμφωνία με δική σας έγκριση.
- Τελικός συγχρονισμός: delta load κοντά στο go-live.
- Go-live: ελεγχόμενη μετάβαση με ενισχυμένη υποστήριξη.
- Σχέδιο επιστροφής: καθορισμένες συνθήκες επιστροφής και διατήρηση πρόσβασης στο πηγαίο σύστημα.
Κάθε στάδιο έχει καθορισμένο σκοπό. Μαζί καλύπτουν δεδομένα, staging, συμφωνία, μετάβαση και επιστροφή. Οι επόμενες ενότητες εξετάζουν τις αποφάσεις πίσω από αυτά.
Αποφασίστε τι μεταφέρεται και τι μπορεί να περιμένει
Το τι γίνεται με το ιστορικό σας αποφασίζεται στο στάδιο ελέγχου. Εκεί ορίζεται τι μεταφέρεται στο νέο σύστημα και τι παραμένει προσβάσιμο στο παλιό. Η μεταφορά ετών κλειστών ενοικιάσεων σπάνια αξίζει το κόστος· η μεταφορά ανοιχτών συμβάσεων, πελατών, οχημάτων και υπολοίπων αξίζει πάντα.
Δεν χρειάζεται να μεταφερθούν όλα μαζί. Συνήθως η σωστή σειρά είναι να ξεκινήσετε πριν τη σεζόν και να μεταφέρετε τα υπόλοιπα αργότερα. Η μέθοδος μετάβασης είναι σταδιακή, και η αξιολόγηση σας λέει ποια κομμάτια μπορούν να περιμένουν χωρίς να δημιουργηθεί δεύτερο σύστημα.
Ελέγξτε τα δεδομένα πριν δώσετε την έγκρισή σας
Πριν από το go-live, τα δεδομένα φορτώνονται σε μη παραγωγικό περιβάλλον που μπορείτε να ανοίξετε και να ελέγξετε. Αυτό είναι το στάδιο staging. Ακολουθεί η επαλήθευση: μια λειτουργική συμφωνία που ολοκληρώνεται με τη δική σας έγκριση, ώστε η απόφαση για go-live να στηρίζεται σε δεδομένα που έχετε ελέγξει.
Ο χρόνος μετράει όσο και η μέθοδος. Η σωστή εποχή του χρόνου είναι εκτός αιχμής, με το στάδιο επαλήθευσης ολοκληρωμένο πριν ξεκινήσει η ζήτηση. Για μια ελληνική εποχική επιχείρηση, αυτό σημαίνει συνήθως go-live μεταξύ Νοεμβρίου και Μαρτίου.
Και τα δύο συστήματα για ένα διάστημα; Μόνο για ανάγνωση
Συχνή ερώτηση είναι αν το παλιό και το νέο σύστημα μπορούν να τρέχουν παράλληλα για ένα διάστημα. Για ανάγνωση, ναι, και συνήθως είναι συνετό: ό,τι μένει στο παλιό σύστημα παραμένει προσβάσιμο. Για καταχώριση, όχι. Δύο συστήματα που δέχονται κρατήσεις είναι ο τρόπος να σπάσει η διαθεσιμότητα.
Ο τελικός συγχρονισμός είναι το τελευταίο βήμα δεδομένων πριν από το go-live: ένα delta load κοντά στο go-live. Από το go-live και μετά, οι κρατήσεις καταχωρίζονται σε ένα μόνο σύστημα.
Go-live με δρόμο επιστροφής
Το go-live είναι μια ελεγχόμενη μετάβαση με ενισχυμένη υποστήριξη. Συνοδεύεται από σχέδιο επιστροφής: καθορισμένες συνθήκες επιστροφής και διατήρηση πρόσβασης στο πηγαίο σύστημα. Το σχέδιο επιστροφής παραμένει διαθέσιμο μέχρι να αποφασίσετε εσείς ότι δεν το χρειάζεστε.
Αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια απλή αλλαγή και σε μια δομημένη μετάβαση. Ξέρετε τι έχει ελεγχθεί, ποιος το ενέκρινε και υπό ποιες συνθήκες θα επιστρέφατε στο παλιό σύστημα.
Από πού να ξεκινήσετε
Ξεκινήστε με αξιολόγηση, όχι με δέσμευση. Η σελίδα μετάβασης παρουσιάζει τα οκτώ στάδια και τι ζητά η αξιολόγηση. Αν εξετάζετε ακόμη την ίδια την πλατφόρμα, η επισκόπηση της πλατφόρμας εξηγεί από τι εξαρτάται το χρονοδιάγραμμα του go-live, και η σελίδα για την ενοικίαση αυτοκινήτων καλύπτει την έναρξη πριν τη σεζόν και τη μεταφορά των υπολοίπων αργότερα.